O GTIN (Número Global de Item Comercial) é uma ferramenta essencial para a identificação única de produtos em todo o mundo. No entanto, a utilização incorreta ou a geração de GTINs inválidos pode causar problemas significativos para empresas, desde falhas na cadeia de suprimentos até dificuldades no processamento de transações.
Estrutura incorreta do GTIN
Um dos erros mais frequentes relacionados ao GTIN é a estrutura incorreta do código. Um GTIN deve seguir um formato específico de 8, 12, 13 ou 14 dígitos, dependendo do tipo utilizado (GTIN-8, GTIN-12, GTIN-13, GTIN-14). Cada um desses formatos tem uma estrutura própria, composta por um prefixo de empresa, um código de item e um dígito verificador.
1. Erros comuns na estrutura: Muitas vezes, erros ocorrem quando os dígitos são acidentalmente omitidos, trocados ou adicionados durante o processo de geração ou inserção manual do GTIN. Por exemplo, um GTIN-13 com 12 ou 14 dígitos seria considerado inválido. Esses erros estruturais podem resultar em falhas de leitura pelos sistemas automatizados, causando interrupções no processamento de produtos.
2. Correção de erros: Para evitar esses problemas, é fundamental que as empresas usem software de geração de GTIN confiável que assegure a conformidade com os formatos estabelecidos. Além disso, a validação do dígito verificador, que é calculado matematicamente a partir dos outros dígitos do GTIN, deve ser sempre realizada para garantir a integridade do código.
GTIN duplicado
Outro erro comum é a duplicação de GTINs. Cada GTIN deve ser único para um produto específico, e a reutilização inadvertida de um GTIN para diferentes produtos ou versões de um produto pode causar confusão e erros na cadeia de suprimentos.
1. Impactos da duplicação: Quando o mesmo GTIN é utilizado para dois produtos diferentes, isso pode resultar em erros de inventário, envios incorretos e problemas com a rastreabilidade dos produtos. Além disso, em ambientes de comércio eletrônico, GTINs duplicados podem levar a problemas com listagens de produtos, onde informações incorretas são apresentadas aos consumidores.
2. Prevenção de duplicação: A melhor prática para evitar a duplicação é manter um registro centralizado de todos os GTINs atribuídos e garantir que cada novo GTIN seja verificado em relação ao banco de dados existente antes de ser utilizado. Ferramentas de gestão de dados mestres podem ser úteis para automatizar esse processo e reduzir o risco de duplicação.
Erros de digitação e entrada manual
Erros de digitação são comuns ao lidar com códigos numéricos longos, como o GTIN. Estes erros ocorrem frequentemente quando os números são inseridos manualmente em sistemas de inventário, etiquetas de produtos ou documentos de transporte.
1. Causas dos erros de digitação: Inserir manualmente longas sequências de números aumenta as chances de erros, como a inversão de dígitos, omissão de números ou adição de dígitos extras. Esses erros podem passar despercebidos até que causem um problema significativo, como a incapacidade de um sistema de reconhecer um produto.
2. Soluções para erros de digitação: A implementação de scanners de código de barras para capturar automaticamente os GTINs em vez de inserir os números manualmente é uma solução eficaz para eliminar esses erros. Além disso, sistemas de validação que verificam automaticamente a integridade do GTIN ao ser inserido podem ajudar a identificar e corrigir erros de digitação antes que eles causem problemas maiores.
Problemas de sincronização de dados
Em grandes empresas com múltiplos sistemas de gestão de inventário e pontos de venda, a sincronização de dados de GTIN pode se tornar um desafio. Se os sistemas não estiverem devidamente sincronizados, GTINs incorretos ou desatualizados podem ser utilizados.
1. Desafios de sincronização: Quando diferentes sistemas utilizam bases de dados desatualizadas ou inconsistentes, isso pode resultar em conflitos de GTIN, onde um produto é identificado de maneira diferente em diferentes partes da empresa. Esse problema é particularmente comum em empresas que operam globalmente ou que passaram por fusões e aquisições.
2. Soluções de sincronização: A adoção de um sistema de gestão de dados mestres (MDM) pode ajudar a centralizar e sincronizar as informações do GTIN em todos os sistemas e departamentos. Isso garante que todos os pontos de contato estejam utilizando as mesmas informações precisas e atualizadas.
Falhas no uso do dígito verificador
O dígito verificador é um componente crucial do GTIN, usado para garantir a precisão do código. Ele é calculado a partir dos outros dígitos do GTIN e serve como uma verificação final para garantir que o código foi gerado corretamente. No entanto, falhas no cálculo ou na verificação desse dígito podem resultar em um GTIN inválido.
1. Importância do dígito verificador: O dígito verificador ajuda a prevenir erros de transcrição, como troca de dígitos ou omissão de números. Se o dígito verificador não corresponder ao esperado com base nos outros dígitos, o GTIN é considerado inválido.
2. Prevenção de falhas: A utilização de software especializado que inclua a validação automática do dígito verificador ao gerar ou inserir um GTIN é essencial para evitar esses erros. Além disso, a implementação de rotinas de verificação regular pode ajudar a identificar e corrigir GTINs inválidos antes que eles causem problemas operacionais.
Os erros relacionados ao uso de GTINs inválidos podem ter impactos significativos em operações comerciais, desde a interrupção da cadeia de suprimentos até a perda de vendas e problemas de conformidade. No entanto, muitos desses erros podem ser evitados com a implementação de boas práticas, como a utilização de software confiável, a centralização de dados e a automação de processos. Com essas medidas, as empresas podem garantir que seus GTINs sejam utilizados de forma eficaz, ajudando a manter a eficiência e a precisão em suas operações diárias.
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